Cómo ser más productivo organizando tus ideas y proyectos

La planificación es clave en cualquier negocio.

No solo nos ayuda a ser más productivos y a ahorrar tiempo, sino que también nos ayuda a no ir improvisando sobre la marcha.

Cuando tenemos un negocio es fundamental saber qué acciones vamos a llevar a cabo, dependiendo de los objetivos que nos hayamos marcado en torno a visibilidad o generación de clientes.

Además, cuando tienes una planificación de base y organizas bien tus ideas, llegas mejor a todo, no sientes que vayas apagando fuegos a cada rato y por supuesto, no se te pierden ideas geniales que podrían traerte grandes resultados por falta de foco.

Vacía tu mente

Trabaja sobre esa lista que acabas de crear

Lo que suelo hacer es utilizar marcadores para separar las tareas puntuales, de las ideas o de los objetivos.

Esto me permite darle un poco de orden a la lista que he creado y de esta forma, ver cuánto de ese batiburrillo mental, puede ser aprovechado.

Es posible, además, que al establecer objetivos, tengas que anotar nuevas tareas para cumplir con ellos, pero una vez lo hagas, verás que organizarte es mucho más fácil de lo que parece.

Marca prioridades

Aquí es importante que tengas en cuenta no solo la fecha: qué tiene que estar hecho para mañana, qué tengo que entregar la semana que viene, etc. Sino también la carga de la tarea.

Es decir: si yo en mi lista tengo una tarea que es responder a un e-mail para agendar una reunión, eso probablemente no me llevará más de 10 minutos y me lo podré quitar de en medio rápido, por tanto, irá dentro de las prioridades.

Mi regla básica es: “Si tardas menos de 10 minutos en hacer esa tarea, hazlo ahora”. Así dejas espacio mental para tus tareas más importantes.

Llega el momento de agendar

En este punto te aconsejo que no te pongas todas las tareas agrupadas en el mismo día, sabiendo de por sí que no vas a poder cumplirlas, sino que las repartas en distintos días de tu agenda, teniendo en cuenta fechas de entrega.

Procura que cada día haya al menos una tarea que te ayuden a lograr uno de tus objetivos o a finalizar uno de tus proyectos más importantes.

Si te sirve, en vez de una agenda tradicional, puedes utilizar herramientas como Trello. En esta herramienta, puedes crear distintas listas e ir moviendo las tareas de una a otra. 

Si te gustaría que hiciera un tutorial de Trello o de otras herramientas de productividad, déjamelo en comentarios. Y ya que estás por ahí abajo, recuerda suscribirte al canal y activar la campanita para no perderte ninguno de mis vídeos.

Desglosa los proyectos más grandes en tareas pequeñas

De esta forma, tengo cosas concretas que hacer y mi mente procrastinará menos.

Por ejemplo, si yo pongo: “LANZAR EL NUEVO PROGRAMA”, es demasiado general, pero si desgoso en tareas todos los pasos que tengo que llevar a cabo para conseguir hacer ese lanzamiento, me será mucho más fácil y productivo llevarlo a cabo.

Además, en el día a día te sentirás mejor porque irás completando poco a poco tareas que te acercan a tu objetivo más grande y final.

Agrupa tareas que son similares

Por ejemplo, si tengo que diseñar un nuevo post, unos anuncios o una presentación, intento agrupar todas las tareas de diseño.

Del mismo modo, también intento agrupar todas las tareas de escritura si tengo que escribir unas newsletters o guiones para los vídeos de YouTube.

Y por supuesto, también intento agrupar al máximo la grabación ya sea de vídeos, Podcasts o cursos.

Ya sabes que en esto de la organización no hay fórmulas pero tal vez mi vídeo de Youtube te pueda ayudar. ¡Espero que me dejes tus trucos de productividad en comentarios!